El autónomo tiene la obligación de llevar una contabilidad ordenada que tiene que ser plasmada en determinados libros de contabilidad.

Los libros registros de IRPF de los autónomos tendrán un nuevo formato a partir de 2020. Aunque el cambio se dio a conocer a principios de marzo de este 2019, ha sido a finales de julio cuando ha sido aprobado mediante la Orden HAC/773/2019, que regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Se trata de una gestión que hay que hacer en paralelo al desarrollo del negocio y donde el cuidado y el orden de las facturas deben ser extremos para no incurrir en errores que puedan acabar en sanciones.

Qué son los libros contables.

Todos los autónomos están obligados a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad que desarrolla.

Esto permite el seguimiento cronológico de las operaciones y sirve para poder elaborar balances e inventarios de la evolución del negocio, siendo estos libros contables los archivos o documentos que recopilan la información financiera y económica periódicamente.

Si se tributa en Estimación directa normal, la legalización de los libros se realiza en el Registro Mercantil de la provincia donde la empresa tenga su domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Cómo llevar los libros contables.

Claro el concepto, debes saber que todos los libros contables tienen que ser llevados con claridad y por orden de fechas. Si se incurre en errores, inmediatamente tienes que hacerse una aclaración donde se advierta del equívoco o la omisión. Además, no están aceptadas las abreviaturas ni los símbolos que no estén admitidos por la propia práctica mercantil.

Mantenimiento, todos los libros y documentos deben ser conservados durante, al menos, cuatro ejercicios fiscales en los que Hacienda podrá inspeccionarlos. Y, a efectos mercantiles, debes guardarlos 6 años. De hecho, el cese de la actividad no exime de estas obligaciones, y se deben conservar los libros por ese mismo periodo, aunque ya no se ejerza la actividad. En caso de que el cese se produzca por fallecimiento, esta misma obligación recae sobre los herederos.

Libros contables del autónomo según régimen fiscal.

Autónomo en Estimación Directa normal.

Si tributas en Estimación directa Normal, el primero de los libros contables obligatorio es el Libro Diario en el que deben registrarse, a diario, todas las operaciones económicas relacionadas con la actividad del negocio, ordenarlo de manera cronológica.

El segundo libro obligatorio es el de Inventarios y Cuentas anuales que se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en el que, al menos de forma trimestral, hay que transcribir los balances de sumas y saldos. En él también hay que hacer constar el balance-inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales de la empresa.

Autónomo en Estimación Directa Simplificada.

Si tributas en Estimación directa simplificada el primer libro contable obligatorio es el Libro de Ventas e ingresos donde se tienen que incluir todas las facturas que se emitan o ticket de caja registradora, debe ser una recopilación, establecida de manera cronológica, No puede haber saltos en la numeración ni en la fecha ya que de haberlos significaría que faltan facturas.

El segundo libro que es el de Compras y gastos. En sus hojas tienes que anotarse todas tus facturas de gastos o compras realizadas para el desarrollo de tu actividad. Para ser gasto fiscalmente deducible tiene que cumplir determinados requisitos como que esté convenientemente justificado.
Por último, el Libro de bienes de inversión donde se debe incluir las compras relacionadas con tu negocio que tengan una vida útil superior al año. Aquellos bienes “de larga duración”, por así llamarlos, que son bienes en los que se invierte para desarrollar la actividad (Ejem. máquina, ordenador, etc.

Obligación de mostrar los libros contables

Si bien la contabilidad es secreta, puede decretarse la exhibición, total o parcial, de los libros, ya sea de oficio o a instancia de parte, en los supuestos:
Sucesión universal.

Liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles.
Expedientes de regulación de empleo.
Cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.
Cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición.
La anacronía del Código de Comercio, que mencionábamos anteriormente, también menciona las situaciones de “suspensión de pagos” y “quiebras”, figuras ya desaparecidas y que se deben sustituir por “procedimientos concursales”.

En cualquier caso, esa exhibición tiene que realizarse en el propio establecimiento y en presencia del titular, o delante de la persona que legalmente se designes, y adoptando las medidas necesarias para la debida conservación y custodia de los libros y documentos.
Sanciones por no llevar la contabilidad.

Es sumamente importante el llevar al día la contabilidad del negocio porque, de no hacerse, y ser inspeccionado, puedes ser sancionado por Hacienda. Por lo general estas sanciones serán económicas y para casos como, por ejemplo, no llevar al día la contabilidad, ocultar datos o usar documentos falsos. La falta es calificada como leve, grave o muy grave, implicará una penalización u otra.
Como se puede ver, la llevanza de la contabilidad en un negocio es sumamente importante, así que si deseas que un profesional te gestione este tipo de papeleo no dudes en ponerte en contacto con la asesoría fiscal online de Romar Asespyme. Además, con nuestro programa de facturación, verás como todo resulta mucho más sencillo.